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分享系列:關於致電時的「名乗り」、「夜分遅くて申し訳ございません」之用法,實乃錯誤,應避免之。

以下部分為本次分享內文

關於致電時的「名乗り「夜分遅くて申し訳ございません」之用法,實乃錯誤,應避免之

 今日敝公司接獲一通電話,來電者指稱敝中心未達約定期限,就停止上課的權力。由於24多來未曾有任何一件如此的情形,因此同仁詢問來電者大名,以調閱資料。但無論如何說明與詢問,來電者皆不願意告知大名,無從進一步確認,只是一昧指控。

 如何尋問都不願意告知大名,敝公司負責人剛好在場有需請正在講電話的同仁處理,覺得如此漫長電話與無解,不是辦法,於是接手聽電話,告知:我是吳氏日文的負責人,吳其哲,請問大名,是不是學友等等;來電者不回答就是不回答,還要繼續聽下去。

  避免發生類似的無謂爭議,敝中心一律與於接受報名時,就與所有學友約定雙方以留言方式,以確保溝通紀錄,也確保回覆之責任。以免空口無憑。雙方都有書面紀錄,日後如有問題,亦可調閱當初紀錄,繼續處理。

 由於怎麼詢問就是不願告知是否是學友?大名為何? 

 敝中心只好選擇停止對話。結果,來電者繼續來電,且是多次來電,指控內容變成是「為何中斷電話?」

妙哉!

 致電給收話者,先告知自己的大名,乃基本禮儀。不顧收話者的多次詢問,就是不願意告知自己的姓名,反指控「為何中斷電話?」

 台灣社會何時變成如此?先失禮者,且還是多次失禮者,竟然還理直氣壯地質問對方為何失禮?

 如同電話應對相關課程中所研修的一樣,尤其是與日方往來,沒有例外,致電給對方,務必先「名乗り這是基本中的基本。其實不只日本,美國也是一樣,敝中心友人40餘年前,任職美軍顧問團,擔任接線生。前一個禮拜的訓練就是對著空電話筒,訓練「名乗り」 ,同一意義的一句話,數種版本,例如:「 Good Morning. xxxx Center,  May I help you?」「 Good Morning. xxxx Center, How may I help you?

 「名乗り」的要項包含:時刻之招呼語+明確告知來電者,這裡是哪裡?需要何種服務?日商的話,則包含「部署」與「姓氏」都必須明確告知,然後才開始對話。 吳某人任職Yamatake-Honeywell時,則連公司致力之「自動+節能」的目標,自創的英文名詞(Save+Automation=Savemation都加上在企業名稱之前:

「おはようございます。SavemationYamatakeでございます……

 晚上時間,基本是不打電話,以免干擾受話方之生活作息。不得不撥打時,則務必加上「夜間(深夜)致電,甚為抱歉(夜分遅くに申し訳ございません)」(提醒:時下日本年輕人有使用:「夜分遅くて申し訳ございません」之用法,實乃錯誤,應避免之)。如對方是年長者,則除非天塌下來了,否則都不宜深夜致電,有任何事,都白天再致電即可。

 24年餘來第一次遇到上述情形,難得機會,謹此分享。

吳氏日文
吳其哲

以上部分為本次分享內文